La Muerte por Power Point es una expresión utilizada para representar un fenómeno que nos ha invadido desde hace más de una década. Y se refiere a la falta de productividad en las reuniones de trabajo, donde el expositor -utilizando una serie de láminas (a veces interminable)- mata de aburrimiento a su audiencia. Cabe señalar que este fenómeno no es exclusivo de las juntas. En los cubículos de Centro Bancomer (por citar sólo un ejemplo) se puede ver morir diariamente a cientos de personas. Mueren de improductividad.
Se han escrito miles de artículos al respecto y varias decenas de libros. Incluso en la red hay vídeos muy sarcásticos al respecto que arrancarán una carcajada al más serio. Aún así, la causa de la Muerte por Power Point ha sido mal diagnosticada: la mayoría de los analistas culpa de este fenómeno al uso deficiente de esta herramienta. Por lo que las soluciones propuestas se concentran en cómo conseguir una presentación efectiva utilizando diversas técnicas de manejo de las láminas.Contrario a sus suposiciones, esta muerte no surge por el uso deficiente de PowerPoint. No, la causa verdadera e incuestionable de dicho fenómeno laboral (que tantas horas nos hace perder) es la existencia en si de esta herramienta. Problema que se agudiza con el acceso libre y democrático que tienen los empleados a ella. Un sólo clic separa a la vida de la muerte. Lo primero que hay que hacer en las organizaciones es restringir el uso a unas cuantas personas clave (y desafortunadas).
Podrás sonreír e incluso aventurar un par de objeciones al respecto, pero piénsalo de nuevo. ¿Para qué rayos necesitamos el PowerPoint? ¿Es indispensable elaborar láminas con figuras volando de un lado al otro para comunicar una idea? Me parece que no, pues éstas (las ideas) han nacido, crecido y comunicado mucho antes de esta herramienta. Pareciera ser que lo único indispensable (aunque faltaría probarlo empíricamente) es la idea.
Hace unos meses, un Director Divisional de Ventas me confió lo siguiente mientras cenábamos en el restaurante China Grill del Hotel Camino Real: “Lo peor es que mañana nosotros tenemos que repetir el Comité”. Se refería a las reuniones mensuales de ventas que “inundamos” con presentaciones de PowerPoint. Se revisan de 12 a 15 documentos con 30 láminas en promedio cada uno. Es decir, se proyectan entre 360 y 450 láminas en un lapso de hasta 8 horas. Probablemente se estaba imaginando a sus Directores de Oficina haciendo esfuerzos sobrehumanos por mantener la atención en la reunión. Y a él mismo, tratando de enfatizar los mensajes importantes. ¿Cómo les llegaran estos mensajes a los vendedores?
No te aburriré (ni me aburriré) describiendo las miles de horas que he perdido en reuniones de trabajo que se basan en el PowerPoint. Solamente, menciono dos factores que casi siempre van de la mano en estos casos: la idea es débil y las habilidades de comunicación del expositor son deficientes. Aún sin PowerPoint la reunión iba a ser un fracaso. ¿Por qué, entonces, empeñarse en evidenciar estas debilidades a lo largo de 30 láminas?
Así, mi recomendación -surgida de varios años de experiencia en juntas estériles y profundamente aburridas- es la siguiente: Matemos al PowerPoint. Ya ha cobrado millones de víctimas en el mundo. Es momento de eliminarla y está en nuestras manos hacerlo.____________________________________________________
Notas al margen:
1. Si a pesar de todo lo que hemos revisado, decides utilizar esta “herramienta del demonio”, debes asegurarte de lo siguiente: la idea que buscas comunicar es relevante y el PowerPoint es la mejor manera de lograrlo.
2. También debes conocer muy bien a tu auditorio, considerando lo que algunos estudios señalan: el 25% estará prestando atención activamente, el 50% estará presente de manera intermitente (con múltiples y reiteradas distracciones en su mente) y el 25% restante estará ocupado pensando en sexo.
3. Recomiendo los siguientes links para mejorar tus presentaciones:
a) Life After Death by PowerPoint
b) Death By (not to) PowerPoint
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