Hace un par de años propuse limitar el uso del Power Point a unas cuantas (y desafortunadas) personas. Pues su abuso la había convertido en un mal innecesario y también en una de las causas principales de la improductividad laboral. Con tristeza he visto que mi propuesta no tuvo la aceptación que imaginé, aunque es posible -y muy probable- que la inmensa mayoría de los usuarios del Power Point no lograron leer mi artículo. Por ello, nuevamente lo comparto: «Muerte Al (no Por) Power Point«. En fin, no sobra un poco de humor para animar este viernes que debió ser jueves.
Así y con ánimos injustificadamente renovados, el día de hoy ensayaré otra propuesta relacionada con la comunicación laboral. Esta vez, sobre un acompañante que se ha convertido prácticamente en una obsesión de nuestro día a día. Unas veces -las menos-, viene con buenas noticias; otras veces, viene de la mano con infortunios -también son las menos-; y las más de las veces, aparece de manera inoportuna y con temas irrelevantes, ya sea porque el medio era inadeacuado, ya sea porque el tema no era importante. Esta obsesión que tanto tiempo nos roba es el correo electrónico.
Veamos un ejemplo que ilustra cómo el uso del correo electrónico ha llegado a los sectores más burocráticos de nuestro país. Hace unas semanas experimentamos un trago amargo con unos colegas del gobierno federal, pues un correo de «uso interno» se fugó de nuestra red: uno de nuestros compañeros escribió que las peticiones de la dependencia gubernamental eran excesivas y -por los descuidos que cometemos al usar esta herramienta-el correo llegó a la bandeja de entrada de un funcionario público de alto nivel y, por tanto, a la bandeja de entrada de un funcionario de primer nivel de nuestra empresa. El tema adquirió un tono innecesario y la comunicación se tornó un poco tensa, aunque la calma regresó cuando una empleada de la dependencia señalada cometió una indisreción similar. Su correo llegó a mi bandeja de entrada y -actuando contrario a la expectativa- eliminé el mensaje. El asunto regresó inmediatamente a los términos amables que hemos manejado siempre.
¿Cuántas veces hemos hecho más confuso un asunto por no pensar antes de responder o reenviar un correo? ¿Cuántas veces hemos iniciado una confusión por no validar si ese medio era el idóneo? ¿Cuántas más nos hemos arrepentido por apretar la tecla de «enviar»? Muchas, muchísimas; y nos ha pasado a todos los que vivimos en esta época de comunicaciones electrónicas. Dado que somos la primera generación en este tema, estamos aprendiendo con el siempre recurrido método de prueba y error. Y está bien, sin embargo no hemos documentado los errores, por lo que cada usuario ha venido repitiéndolos sin cesar. Esto se traduce en los más de 100 correos que recibimos diariamente (o más dependiendo de la función o de la inefectividad) y en los más 100 que enviamos. Además de la cantidad, agregamos un factor de dificultad al copiar innecesariamente a decenas de personas y al redactar nuestro mensaje con deficiencias claras en estructura y en contenido.
Una variable adicional es el acceso libre y democrático a este medio de comunicación, por lo que los protocolos y las normas son prácticamente inexistentes. Por ello, los correos son tan diversos, como el número de personas que lo utilizan, desde el uso indiscriminado de mayúsculas sin acentos, o minúsculas con faltas de ortografía, así como una estructura inexistente que hace de la lectura de estos mensajes más una interpretación artística que un análisis lógico de un tema laboral. Y aunque existen ya algunas recomendaciones técnicas (principalmente por parte de los proveedores de correo electrónico) éstas están enfocadas más en la seguridad -para protegerese contra los virus- y en la optimización del espacio- al utilizar archivos adjuntos.
En este sentido, sería útil desarrollar e instalar prácticas que ordenen y optimicen nuestro tiempo al usar el correo electrónico. Vale la pena, toda vez que somos muchos los que pasamos gran parte de nuestro día metidos entre bandejas de entrada y de salida, sin mencionar las múltiples carpetas que hemos creado para darle cierto orden al caos electrónico con el que nos enfrentamos día a día. Para ello, la propuesta es focalizarnos en el emisor para garantizar que quien inicia la comunicación lo haga de una manera efectiva y orientada a respetar el tiempo de sus destinatarios. Así, las siguientes 8 recomendaciones pretenden que el inicio de la cadena de correos sea efectiva en nuestra comunicación cotidiana.
-
Dos preguntas y dos aspectos. Debemos responder los siguientes cuestionamientos: a. ¿Es necesario enviar el mail? y b. ¿Es este medio el más efectivo? Para resolverlas adecuadamente consideremos dos aspectos: a. La prioridad y delicadeza del asunto y b. Las características del destinatario; que incluyen sus preferencias por leer y escuchar; así como de trato personal, telefónico o a través de la computadora. Reflexionemos en serio y es probable que la mitad de los correos que hoy en día mandamos, podríamos evitarlos sin causar impactos negativos; al contrario.
-
Dejando la selva. Para abandonar el caos que impera en la comunicación de correos, es necesario definir y seguir unas cuantas reglas básicas. Es verdad que el arte disminuirá, pero también la confusión inherente y las múltiples interpretaciones. En contraste, emergerá el orden y un código de lenguaje que facilitarán la comunicación de este medio.
- Eligiendo nuestras batallas. Tiene que ver con los destinatarios. Hay un protagonista del tema y actores secundarios. Antes de involucrar a más personas, hay que preguntarse quiénes más tienen que enterarse. Para resolver este cuestionamiento, consideremos qué sentimiento generará en el destinatario enterar a más personas.
- Títulos reveladores. Si vamos a invertir cinco o diez minutos en escribir el mail, invirtamos otros dos en seleccionar el título; valdrá la pena, pues en él podremos sintetizar el mensaje que estamos buscando transmitir.
- Llamando a la acción. Un correo efectivo contiene siempre un objetivo claro y una invitación a las acción contundente.
- Apreciando la brevedad. No debemos manejar más de tres ideas, ni de ocupar más de media cuartilla. Lo que no pueda comunicarse en treinta segundos debe tratarse personalmente.
- El guante y el bat. Nos convertimos en emisores cuando debemos responder algún mail. En este sentido, la mejor recomendación es «sacar el guante», es decir hacer un esfuerzo genuino para comprender la preocupación del remitente. Esta acción contrastará con quien «batea correos» sin generar valor. Asumamos que quien nos manda un correo habrá seguido las 6 recomendaciones anteriores.
- La piratería. Evitemos reenviar correos de entretenimiento, pues además de reducir nuestra productividad, también retrasan nuestra salida de la oficina. Si no podemos evitar la tentación, anunciemos que se trata de mensajes de ocio para que nuestros destinatarios puedan clasificarlos de inmediato.
Desarrollar y difundir buenas prácticas en el uso del correo electrónico nos generará beneficios inmediatos en nuestras bandejas de entrada. Podremos dedicar más tiempo a temas de mayor valor y nos sacudiremos de un acompañante incómodo que ha estado ganando terreno en nuestra vida; podremos hacer a un lado el BlackBerry para prestar atención genuinamente a lo que estemos haciendo, ya sea una reunión de trabajo, ya sea una plática personal o familiar.
Filed under: Jueves ordinario, Sociedad, Vida laboral | 2 Comments »