Jueves ordinario: la mejor época del año

Entre los aficionados al fútbol americano, existe una comunión de que en esta esta semana inicia «la mejor época del año», pues hoy es el primer juego de la temporada de la NFL. Pero esa no es la razón por la que a este jueves lo nombro así. No, es por la ilusión.

En esta época inicié decenas de años escolares y todos y cada uno de ellos con una gran ilusión por enfrentarlos. También un par de temporadas de juvenil en los Gamos y varias de otros deportes, entre las que destaca mi primer temporada de soccer en los Pumitas de CU a los cuatro años de edad. El inicio siempre provoca expectativa y ésta genera a su vez adrenalina y pasión.

Hoy día, en lo laboral, esta época representa el último esfuerzo: ése, en el que debe demostrarse que las expectativas se harán realidad; donde los resultados son los más representativos y los días los más intensos. También inicia la planeación del siguiente año: es  la gran oportunidad de conjuntar la operación del día a día con la imaginación del futuro. Eso enriquece nuestras vidas al exigir al máximo nuestras capacidades. Nos permite soñar y al mismo tiempo nos empuja a contrastar esos sueños con la realidad.

Así, en esta época, es posible participar en diversas ilusiones que tenemos como sociedad: caminar de la mano con tus hijos en su nuevo ciclo escolar (por cierto el mío ha empezado como torbellino, ya con un par de reportes de mal comportamiento); impulsar la intensidad de los equipos de trabajo para lograr los objetivos planteados; diseñar los nuevos planes para el siguiente año (y con un poco de suerte, pertenecer a un grupo de alto nivel te permitirá ampliar la visión un par de años más); y -sí- disfrutar de los partidos de la NFL, conviviendo con los amigos y la familia, ya sea en comidas, ya sea de manera virtual en alguna liga de Fantasy Football. Así, con toda la ilusión, enfrentemos esta época, la que efectivamente es la mejor del año.

______________________________

Notas:

1. En esta semana, se conjuntan varios deportes en Nueva York: la ronda final del abierto de ténis de Estados Unidos con un gran nivel este año, tanto en mujeres como en hombres; últimos juegos de la temporada regular del béisbol, donde pueden verse a los Yankees y a los Mets; y el inicio de la NFL, en la que los Gigantes debutan en NY contra los Redskins -los Jets visitan a los Texans. Esta época es la más cara de todo el año en la «Gran Manzana», incluso por arriba del fin de año.
2. Imagen de meeyauw

Jueves ordinario: ¿Por qué nos siguen goleando: en el Fut y en el Negocio?

Este jueves voy a compartir el artículo que escribí para el Blog Living La Vida PyME. Aplica para los negocios pequeños, pero también para el mundo corporativo. Sobretodo, forma parte de nuestra idiosincrasia y de la falta de seriedad que demostramos en el día a día.

________________________________________

¿Quién no recuerda el ritual de hacer los equipos antes de la cascarita? Los líderes escogían rápidamente sin pensar y sólo al último evaluaban – con mayor profundidad – a  quién escoger de los dos o tres que casi siempre se codeaban en las rondas finales. Una vez formados los equipos, se implantaba la siempre exitosa estrategia: ubicar a los mejores jugadores en la delantera -para meter goles- y a los menos buenos en la defensa -para evitarlos.

Así de simple y así de exitoso. Los objetivos para garantizar la diversión se cumplían satisfactoriamente: orden a través del ritual y sentido con la estrategia. Los dos equipos eran ganadores ya de por sí, aunque quien lograba ganar efectivamente era casi siempre el equipo mejor conjuntado: un objetivo en común bien definido y una ubicación certera de los jugadores donde más podían aportar.

He visto aplicar una y otra vez esta misma lógica en las PyMEs para integrar sus equipos y ejecutar su estrategia: los mejores (o los que se cree que son los mejores) en  las áreas de ventas -para meter goles- y los menos buenos (o los que se cree que son los menos buenos) en las áreas de apoyo -para evitarlos.

Así de simple, sin embargo no tan exitoso. En contraste con la cascarita, los objetivos de las PyMEs son más complejos, por lo que esta estrategia resulta insuficiente: por un lado, no se define qué talento requiere el negocio (ni en dónde) y por otro, los mecanismos para identificar el talento son inexistentes o poco efectivos. Por tanto, la integración del equipo no es la adecuada. Las personas no se ubican donde se requieren, lo que provoca varias “pifias”: talentos desperdiciados en puestos de bajo impacto, personas sin las competencias requeridas ocupando puestos clave, lo que a su vez provoca que el equipo no esté conjuntado, es decir que sea incapaz de ejecutar tareas para alcanzar objetivos comunes.

Incluso se presentan situaciones tan absurdas como asignar a personas a tareas para las que no tienen las competencias; por ejemplo ejecutar el lanzamiento de un nuevo producto, cuando el conocimiento operativo del mismo y su experiencia en la comercialización son deficientes. Como es de esperarse el resultado será desastroso, aún cuando el creador del producto sea un genio y el vendedor una estrella.

Esto es equivalente a que el balón no llegue a los delanteros y si llega sea prácticamente imposible meter goles: por la deficiencia del pase o por la falta de habilidad del delantero para rematar. Lo que resulta curioso es que el Director Técnico no entiende porque, con sus “mejores” jugadores en la delantera, el equipo es goleado partido tras partido.

Así, como dueño de una PyME es fundamental que identifiques qué talento requieres en las dieferntes áreas de tu negocio para lograr el éxito que te has planteado y que efectivamente lo busques, ubicando a las personas donde más valor generarán.

Jueves ordinario: el regreso a clases

Fue en la primavera de 1984. Estaba empacando mi maleta. Juqueteando con una idea que me divertía. En mi recámara, ahí donde tuve mis primeras reflexiones, rodeado de paredes azules y cuadros de fútbol americano. Pensaba que muy probablemente existían dos Rafaeles. El de esos momentos que saldría de vacaciones por una semana a Tuxpan en un viaje del colegio. Y el otro de la rutina diaria, ése que iba a clases y cumplía sus obligaciones. Me caía mejor el primero y me sentía alviado de dejar al segundo ahí.

Hace un par de semanas que salí de vacaciones me asaltó esta idea. Mientras empacábamos para ir a San Francisco. Mi reflexión no fue como la de mis doce años, pero sí me divirtió recordarla. Nos fuimos para descansar, para conocer y también para correr un maratón. Logramos los tres objetivos y uno adicional que fue uno de los motivos del viaje: festejar a mis papás, que este año cumplen 60 y 70 años de edad.

El Maratón.

Arranqué en el cuarto bloque a las seis y cuarenta de la mañana: oscuro todavía y lloviznando. La ruta es muy divertida y la complicidad de los corredores es asombrosa. Inicié con muy buen ritmo y de pronto ya estábamos en el Golden Gate Bridge: bruma y frío que impulsaron mi paso.

La primera parte del maratón fue muy estimulante: pasé por la milla 13.1 en una hora y cincuenta. La segunda parte seguí con gran ritmo, con otra vuelta a uno de los lagos del Golden Gate Park; nos metimos en las calles residenciales y las subidas y bajadas fueron muy divertidas hasta la milla 22.

A partir de ahí, empecé a pagar no haberme apegado a mi plan de entrenamiento en las semanas recientes: los músculos de mis piernas trabajaban a marchas forzadas y apretaba los puños tratando de retener la energía que poco a poco se iba esfumando. Antes de llegar a la milla 24 (que fue la octava vuelta que marqué por estrategia) pude comer una fresa deliciosa que me ofreció una de las tantas personas que apoyan a los corredores.

Las dos millas finales fueron de regalo, ya con un paso lento, con las piernas muy cansadas, pero mi corazón bombeando sin problemas, impulsándome al carril final, lleno de personas. Escuché mi nombre en el sonido local casi al mismo tiempo que ví a mi familia aplaudiendo y celebrando mi esfuerzo.

Conociendo la ciudad y los alrededores

No es mi intención hacer una crónica de los lugares visitados, pero sí  compartir un par de imágenes e impresiones.

Rentamos un cochecito estilo Go-Cart turístico. Fue una muy buena experiencia de padre e hijo (yo el primero), pues nos perdimos casi sin querer y al final tuve que empujar el carrito en una de esa subidas increíbles de Union Square, en la calle de Powell.

Rentamos un coche y fuimos a Sausalito y a Napa Valley.  La libertad de ir sin tour nos encanta, porque siempre conocemos algo más que no viene en las recomendaciones de la web o de los cuates. Sausalito es un pueblito precioso y Napa Valley una pequeña muestra de cómo se hacen los negocios en nuestro país vecino: con visión de largo plazo y flujo de efectivo suficiente en el corto plazo. No soy experto en vinos, pero sí aficionado y es muy interesante conocer los viñedos y algunas historias estilo «american dream» que complementan exquisitamente la visita.

Alcatraz es otro ejemplo de la gran capacidad de los estadounidenses de hacerte pasar un gran rato. Desde la salida en el ferry, pasando por un video introductorio y con el plato fuerte: el tour guiado con audio. La imaginación se cruza con el lugar físico y depende de cada quién que tanto recreas lo que sucedía en esa prisión de alta seguridad.

Los Gigantes apalearon a los campeones Phillies y estuvimos ahí para presenciarlo. Con un hot dog en una mano y una cerveza en la otra. Un estadio muy funcional con un ambiente muy agradable. La mitad de los peloteros son latinoamericanos y más del noventa porciento de los aficionados caucásicos. De regreso -ya de noche- en metro y en trolebús.

Nos subimos al famoso tranvía cuando menos diez veces. Cada una la disfruté enormemente: es un paseo turístico, pero mucha gente que vive en esas calles sigue utilizándolo como medio de transporte diario. Los operadores gruñones cuidando la seguridad de los viajantes y los turistas con cámaras en mano.

Descansando y festejando

En las mañanas en un restaurante muy casero de comida americana. Algunas noches un par de tragos en el hotel, en unos sillones estilo lounge alrededor de una fogata. Aquí cabe la frase legendaria de Mark Twain: «El invierno más frió que he pasado fue un verano en San Francisco».

Para comer y cenar un par de lugares buenos en Fisherman´s Wharf; mejor el de Sausalito; todavía mejor el Morton´s en Union Square. Clam Chowder y cerveza; vino blanco y langosta; vino tinto y porter house; un par de martinis por ahí antes de un rib eye; claro y varias hot dogs en Union Square.

Regresando a clases

Este jueves regresé a trabajar después de dos semanas de vacaciones; tenía muchos años de no tomarme tantos días: fue sensacional hacerlo, pues aunque no me desconecté sí descansé muchísimo. También es un hecho que ya no existen dos Rafaeles; desde hace muchos años han estado conviviendo todos los días. Coincidimos en dos factores: hacer las cosas que nos gustan y hacerlas siempre con pasión. Sea en San Francisco o en Tacubaya, en Tuxpan o en Coyoacán.

Jueves ordinario: saturando las bandejas de entrada

Hace un par de años propuse limitar el uso del Power Point a unas cuantas (y desafortunadas) personas. Pues su abuso la había convertido en un mal innecesario y también en una de las causas principales de la improductividad laboral. Con tristeza he visto que mi propuesta no tuvo la aceptación que imaginé, aunque es posible -y muy probable- que la inmensa mayoría de los usuarios del Power Point no lograron leer mi artículo. Por ello,  nuevamente lo comparto: «Muerte Al (no Por) Power Point«. En fin, no sobra un poco de humor para animar este viernes que debió ser jueves.

Así y con ánimos injustificadamente renovados, el día de hoy ensayaré otra propuesta relacionada con la comunicación laboral. Esta vez, sobre un acompañante que se ha convertido prácticamente en una obsesión de nuestro día a día. Unas veces -las menos-, viene con buenas noticias; otras veces, viene de la mano con infortunios -también son las menos-; y las más de las veces, aparece de manera inoportuna y con temas irrelevantes, ya sea porque el medio era inadeacuado, ya sea porque el tema no era importante. Esta obsesión que tanto tiempo nos roba es el correo electrónico.

Imagen tomada de http://www.masternewmedia.org

Veamos un ejemplo que ilustra cómo el uso del correo electrónico ha llegado a los sectores más burocráticos de nuestro país. Hace unas semanas experimentamos un trago amargo con unos colegas del gobierno federal, pues un correo de «uso interno» se fugó de nuestra red: uno de nuestros compañeros escribió que las peticiones de la dependencia gubernamental eran excesivas y -por los descuidos que cometemos al usar esta herramienta-el correo llegó a la bandeja de entrada de un funcionario público de alto nivel y, por tanto, a la bandeja de entrada de un funcionario de primer nivel de nuestra empresa.  El tema adquirió un tono innecesario y la comunicación se tornó un poco tensa, aunque la calma regresó cuando una empleada de la dependencia señalada cometió una indisreción similar. Su correo llegó a mi bandeja de entrada y -actuando contrario a la expectativa-  eliminé el mensaje. El asunto regresó inmediatamente a los términos amables que hemos manejado siempre.

¿Cuántas veces hemos hecho más confuso un asunto por no pensar antes de responder o reenviar un correo? ¿Cuántas veces hemos iniciado una confusión por no validar si ese medio era el idóneo? ¿Cuántas más nos hemos arrepentido por apretar la tecla de «enviar»? Muchas, muchísimas; y nos ha pasado a todos los que vivimos en esta época de comunicaciones electrónicas. Dado que somos la primera generación en este tema, estamos aprendiendo con el siempre recurrido método de prueba y error. Y está bien, sin embargo no hemos documentado los errores, por lo que cada usuario ha venido repitiéndolos sin cesar. Esto se traduce en los más de 100 correos que recibimos diariamente (o más dependiendo de la función o de la inefectividad) y en los más 100 que enviamos. Además de la cantidad, agregamos un factor de dificultad al copiar innecesariamente a decenas de personas y al redactar nuestro mensaje con deficiencias claras en estructura y en contenido.

Una variable adicional es el acceso libre y democrático a este medio de comunicación, por lo que los protocolos y las normas son prácticamente inexistentes. Por ello, los correos son tan diversos, como el número de personas que lo utilizan, desde el uso indiscriminado de mayúsculas sin acentos, o minúsculas con faltas de ortografía, así como una estructura inexistente que hace de la lectura de estos mensajes más una interpretación artística que un análisis lógico de un tema laboral. Y aunque existen ya algunas recomendaciones técnicas (principalmente por parte de los proveedores de correo electrónico) éstas están enfocadas más en la seguridad -para protegerese contra los virus- y en la optimización del espacio- al utilizar archivos adjuntos.

En este sentido, sería útil desarrollar e instalar prácticas que ordenen y optimicen nuestro tiempo al usar el correo electrónico. Vale la pena, toda vez que somos muchos los que pasamos gran parte de nuestro día metidos entre bandejas de entrada y de salida, sin mencionar las múltiples carpetas que hemos creado para darle cierto orden al caos electrónico con el que nos enfrentamos día a día. Para ello, la propuesta es focalizarnos en el emisor para garantizar que quien inicia la comunicación lo haga de una manera efectiva y orientada a respetar el tiempo de sus destinatarios. Así, las siguientes 8 recomendaciones pretenden que el inicio de la cadena de correos sea efectiva en nuestra comunicación cotidiana.

1. Dos preguntas y dos aspectos.  Debemos responder los siguientes cuestionamientos: a. ¿Es necesario enviar el mail? y b. ¿Es este medio el más efectivo? Para resolverlas adecuadamente consideremos dos aspectos: a. La prioridad y delicadeza del asunto y b. Las características del destinatario; que incluyen sus preferencias por leer y escuchar; así como de trato personal, telefónico o a través de la computadora. Reflexionemos en serio y es probable que la mitad de los correos que hoy en día mandamos, podríamos evitarlos sin causar impactos negativos; al contrario.
2. Dejando la selva. Para abandonar el caos que impera en la comunicación de correos, es necesario definir y seguir unas cuantas reglas básicas. Es verdad que el arte disminuirá, pero también la confusión inherente y las múltiples interpretaciones. En contraste, emergerá el orden y un código de lenguaje que facilitarán la comunicación de este medio.
3. Eligiendo nuestras batallas. Tiene que ver con los destinatarios. Hay un protagonista del tema y actores secundarios. Antes de involucrar a más personas, hay que preguntarse quiénes más tienen que enterarse. Para resolver este cuestionamiento, consideremos qué sentimiento generará en el destinatario enterar a más personas.
4. Títulos reveladores. Si vamos a invertir cinco o diez minutos en escribir el mail, invirtamos otros dos en seleccionar el título; valdrá la pena, pues en él podremos sintetizar el mensaje que estamos buscando transmitir.
5. Llamando a la acción. Un correo efectivo contiene siempre un objetivo claro y una invitación a las acción contundente.
6. Apreciando la brevedad. No debemos manejar más de tres ideas, ni de ocupar más de media cuartilla. Lo que no pueda comunicarse en treinta segundos debe tratarse personalmente.
7. El guante y el bat. Nos convertimos en emisores cuando debemos responder algún mail. En este sentido, la mejor recomendación es «sacar el guante», es decir hacer un esfuerzo genuino para comprender la preocupación del remitente. Esta acción contrastará con quien «batea correos» sin generar valor. Asumamos que quien nos manda un correo habrá seguido las 6 recomendaciones anteriores.
8. La piratería. Evitemos reenviar correos de entretenimiento, pues además de reducir nuestra productividad, también retrasan nuestra salida de la oficina. Si no podemos evitar la tentación, anunciemos que se trata de mensajes de ocio para que nuestros destinatarios puedan clasificarlos de inmediato.

Desarrollar y difundir buenas prácticas en el uso del correo electrónico nos generará beneficios inmediatos en nuestras bandejas de entrada. Podremos dedicar más tiempo a temas de mayor valor y nos sacudiremos de un acompañante incómodo que ha estado ganando terreno en nuestra vida; podremos hacer a un lado el BlackBerry para prestar atención genuinamente a lo que estemos haciendo, ya sea una reunión de trabajo, ya sea una plática personal o familiar.

Jueves ordinario: diálogos sordos o cómo hacer varias cosas sin terminar alguna

Una de las características del ser humano gira en torno a nuestra admirable facilidad para formarnos juicios con unos cuantos factores que podrían ser insuficientes. Lo hacemos continuamente al observar y ¿criticar? a otras personas; al intentar solucionar algún problema cotidiano, laboral o familiar; en el proceso de decisión para votar por algún partido o no votar, o anular; al seleccionar algún libro; al acercarnos con un grupo de personas o alejarnos de alguna en particular; en fin, la formación de estos juicios nos permiten reducir la incertidumbre inherente de la realidad y llenarnos de valentía para tomar decisiones o formarnos opiniones. Así, de manera natural y casi siempre apalancados más en la intuición que en un proceso más o menos rigorista.

Por tanto, en este jueves evitaré a toda costa que mi juicio interfiera en las líneas o entre las líneas; bueno, ni siquiera existirá una inclinación ni crítica por los comportamientos que hemos adoptado en el momento de relacionarnos y tratar de comunicarnos. Serán unas cuantas descripciones, objetivas, que su único fin consiste en provocar la reflexión.

1. El teléfono suena. Estás en una reunión. Tu interlocutor está exponiendo la necesidad o problema por el que pidió una cita contigo; te está revelando los puntos críticos y -cuando empieza a desarrollar su pedido-  suena tu teléfono. Volteas a ver el identificador de llamadas (primera distracción), tu interlocutor pierde el ritmo, pero continúa su exposición, pues está apunto de llegar; tú mueves nerviosamente los ojos hacia él y nuevamente hacia el aparato (segunda distracción); murmuras que no vas a contestar (tercera distracción); al tercer timbrazo reafirmas que no vas a contestar (cuarta distracción); nuevamente hay un traspié en la exposición de tu visitante, tú perdiste un factor clave en su idea, pero crees que no has perdido el hilo y mientras rozas estas ideas, contestas decididamente (quinta y definitiva distracción) levantando el dedo índice y disculpándote porque tienes que tomar la llamada.
2. Tecleando y hablando. Miles de veces (sin exagerar) he hablado por teléfono y escrito mails. Las personas más cercanas se dan cuenta de inmediato y me cuelgan sin chistar, sabiendo que unas horas después (o días) tendrán que repetir algo que dijeron y que yo creí comprender. Los mensajes salen de mi computadora –siempre con la mejor voluntad y fortuna- de que expresan lo que se busca. La tentación de marcar y de teclear es enorme; de hablar y escribir; de hablar y leer; de tratar de hacer las dos cosas a la vez y no hacer bien alguna.
3. El contagio del BlackBerry. Estás platicando con un amigo o un colega; en un restaurante o en una oficina de trabajo; compartiendo un par de tragos o revisando algún documento. Solo tú y él. Relajados o muy concentrados; compartiendo la existencia; así, hasta que uno de los dos toma el aparato del demonio (es un juicio, lo sé, pero no resistí), porque sonó o vibró o porque ya le tocaba una dosis. Acá lo resaltante es la mimetización; el otro automáticamente saca su BlackBerry y de pronto los dos se están ignorando olímpicamente; con sus ojos metidos en la pantalla y sus dedos manipulando los pequeños botones. La interrupción puede durar unos cuantos minutos, pero de gran impacto, pues el tono y la armonía tardarán en regresar, en construirse nuevamente, pues no suceden solas.
4. La conversación y el programa favorito. Estás viendo el séptimo juego de la serie mundial o el nocturno amistoso de la selección nacional. Tu esposa tiene algo muy importante que decirte sobre tu hijo o sobre cualquiera de esas cosas importantes que ahora no recuerdo, porque siempre me las platica en esos momentos. Ni eres tan aficionado al béisbol y las decepciones de los ratoncitos y te han curtido, pero por alguna razón incomprensible no puedes dejar de ver o escuchar la tele. Todo acaba o con el gol de Guatemala o con un reclamo más o menos amenazante que te hacen identificar las prioridades. Aplica también al revés, sobre programas de Sony y la gran promoción en el trabajo que estás a punto de conseguir.
5. Lap top y Fútbol americano. Esta es mi favorita. La encontramos hace varios años cuando organizamos una liga en el Fantasy Football. ¿Es posible ver a tu equipo favorito y al mismo tiempo revisar el desempeño de diez o más jugadores en otros ocho partidos que se están llevando al mismo tiempo? Primero y diez en la yarda veinte en el Texas Stadium y carrera de 75 yardas para TD en el Lambeau Field. Festejo y coraje. Actualización de la página del Fantasy Football y cambio de canal en la tele para buscar otro juego en el anuncio. Justo en esos momentos, es necesario decidir en dónde vamos a comer. Y si no contestas en el acto, la diversión corre peligro.

Hace unos años leía un artículo que invitaba a concentrarnos en lo que estamos haciendo. Ya se anticipaba que existe una fuente interminable de distractores; que en un inicio fueron pensadas como herramientas para complementar y mejorar la comunicación. Bien usadas, la comunicación es además de más extensa y oportuna, también más precisa. Un uso deficiente o desordenado, provocará confusiones, vaguedades y sobretodo nos hará perder momentos preciosos con nuestros seres queridos y con nuestros colegas.

___________________________________________ 

Este post está dedicado a quienes han sufrido estas descortesías por mi parte y también a mis colegas, con quienes recíprocamente nos atendemos así. En especial, está dedicado a Jorge Monge – quien ha expresado amable e insistentemente en que es necesario definir reglas básicas de convivencia al utilizar nuestras herramientas electrónicas de telecomunicación.